Controlar os custos operacionais é um dos grandes desafios para empresas que buscam melhorar a rentabilidade. Esses custos estão presentes no dia a dia de qualquer negócio e, quando não monitorados de perto, podem crescer de forma silenciosa até comprometer o resultado financeiro.
Mais do que olhar para o valor final de faturas, entender o que compõe os custos operacionais e como gerenciá-los de forma estratégica é fundamental para garantir a saúde financeira da empresa e ampliar sua margem de lucro.
Aqui neste artigo, você vai entender o conceito de custos operacionais, aprender como calculá-los e descobrir formas práticas de reduzir esses gastos. Acompanhe!
O que são custos operacionais?
Custos operacionais são todos os gastos necessários para manter a empresa funcionando no dia a dia. Eles envolvem desde a produção de bens ou serviços até as despesas administrativas e de infraestrutura que garantem o funcionamento da operação.
Esses são alguns dos principais exemplos de custos operacionais de uma empresa:
- matéria-prima;
- energia elétrica;
- transporte e logística;
- folha de pagamento;
- aluguel;
- manutenção de equipamentos;
- água e telefonia;
- despesas com marketing e vendas.
Ter clareza sobre esses itens é essencial para identificar onde estão os maiores gastos e criar estratégias para otimização.
Custos diretos e indiretos
De forma geral, podemos dividir os custos operacionais em duas grandes categorias:
- custos diretos: são aqueles ligados diretamente à produção ou prestação de serviço, como matéria-prima, mão de obra direta e logística de entrega;
- custos indiretos: são despesas que garantem o funcionamento da empresa, mas que não estão diretamente vinculadas a um produto específico, como aluguel, energia elétrica, telefonia e salários administrativos.
Passo a passo para calcular o custo operacional da empresa
Calcular os custos operacionais da sua empresa pode parecer complicado à primeira vista, mas com um processo bem estruturado fica muito mais fácil.
O primeiro passo é identificar os custos fixos e variáveis. Os fixos são aqueles que permanecem constantes independentemente do volume de produção, como aluguel e salários administrativos. Já os variáveis mudam conforme o nível de atividade da empresa, como matéria-prima e frete.
Depois, organize os custos por categorias de despesas, como produção, vendas, administração, entre outras. Isso facilita o entendimento de onde cada gasto está concentrado.
Agora vamos calcular? A fórmula para o cálculo é a seguinte:
- Custo operacional = custo de bens ou produtos vendidos + despesas operacionais
Por exemplo:
Imagine uma empresa que vende móveis. O custo de produção dos móveis (matéria-prima e mão de obra) no mês foi de R$ 80.000, e as despesas operacionais com aluguel, energia, salários administrativos e marketing somaram R$ 30.000.
Aplicando a fórmula, temos:
- Custo operacional = R$ 80.000 + R$ 30.000 = R$ 110.000
Ou seja, R$ 110.000 é o custo total para manter a empresa funcionando naquele período.
Custos indiretos também devem ser contabilizados?
Sim! Muitas empresas cometem o erro de calcular apenas os custos diretos, ignorando despesas indiretas como energia elétrica, manutenção de equipamentos ou serviços de limpeza. Esses custos, quando somados, têm um impacto significativo e devem fazer parte da conta.
Custos operacionais devem ser somados por unidade ou por período?
A forma de apuração depende da análise que você deseja fazer. Em indústrias, é comum calcular o custo operacional por unidade produzida para avaliar a eficiência produtiva. Já no varejo ou em serviços, o cálculo costuma ser feito por período (mensal, trimestral etc.), o que permite uma visão mais ampla da operação.
Como reduzir custos operacionais
Reduzir custos operacionais não significa simplesmente cortar despesas de forma aleatória. O objetivo é aumentar a eficiência, evitando desperdícios e identificando oportunidades de economia que não prejudiquem a qualidade do produto ou serviço. Uma gestão de custos bem-sucedida deve ser feita de forma estratégica, com base em análise de dados, acompanhamento de indicadores e avaliação de impacto em cada área da empresa.
Antes de conhecer algumas ações, é importante que você entenda que toda decisão de corte precisa considerar as consequências operacionais e financeiras.
Afinal, cortes mal planejados podem gerar gargalos, atrasos, queda de produtividade ou até perda de clientes por conta de uma piora no atendimento ou na entrega de produtos.
Por isso, o caminho mais recomendado é começar por um diagnóstico detalhado dos principais custos, seguido de um plano de redução gradual, que envolva diferentes áreas da empresa e permita ajustes ao longo do processo.
Algumas estratégias eficazes de redução de custos operacionais incluem:
- automatizar processos: reduzir tarefas manuais com tecnologia diminui erros e aumenta a produtividade;
- renegociar contratos com fornecedores: pode ser possível obter melhores condições ou buscar alternativas mais vantajosas;
- investir em manutenção preventiva: evita gastos maiores com quebras inesperadas;
- avaliar o layout da produção: mudanças simples podem gerar ganhos de produtividade e economia de espaço;
- revisar o consumo de energia: muitas empresas pagam mais do que deveriam por falta de gestão energética eficiente.
Uma solução cada vez mais adotada pelas empresas para reduzir custos operacionais relacionados à energia é a migração para o Mercado Livre de Energia. Nele, empresas com consumo a partir de 500 kW podem negociar contratos mais vantajosos e alcançar economias de até 30% na conta de luz — o que impacta diretamente os custos operacionais.
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