Energia para tocar o seu negócio: Por que é tão importante focar no que importa?

Autor: Bruno Bannach

Energia do empreendedor é tudo. Tempo apenas não é o ativo mais importante, mas sim tempo em que tem energia. Tempo em que está disposto e produtivo para tocar o seu negócio.

É muito comum entre nós empreendedores terminarmos um dia (ou até uma semana) com a sensação de ter trabalhado muito, mas se sentindo mal porque o negócio não saiu do lugar. Muitas vezes, se tentamos lembrar o que fizemos na semana, nem conseguimos. É o famoso “passei a semana toda apagando fogo”. 

Porém, será que esse foi o melhor investimento da sua energia?

Apagando fogo: de onde vem e como faz parar? 

Entramos muitas vezes nessa rotina de resolver mil coisas pequenas em nossas empresas, mas a gente nem sabe como. 

É natural o crescimento de uma empresa depender diretamente do trabalho dos fundadores. Afinal, quando começaram a empresa quem tinha que trocar a lâmpada ou até ir ao banco negociar taxas eram eles, porque estavam sozinhos. Gradualmente, a empresa vai crescendo, você aumenta o número de atividades, até que chega no ponto de contratar outras pessoas para ajudar a executar as mesmas tarefas. 

O ciclo de crescimento e gestão da empresa se resume muito aos pontos abaixo: 

1. Fundação: fundadores fazem tudo.
2. Crescimento inicial:  fundadores fazem ainda mais porque agora têm clientes, fornecedores e mais complexidade no seu dia a dia. 
3. Crescimento real: fundadores contratam mais pessoas para ajudá-los nas mesmas tarefas que eles estavam desempenhando. 

O comum das empresas brasileiras (mesmo as que já faturam milhões por mês) é replicar o passo 3 infinitamente, sem adicionar novos processos de gestão.

A consequência disso é crescer o volume de atividades executadas, porém com baixa eficiência. É isso que gera a sensação de “fiz tanto mas não fiz nada”, que é apenas um sintoma de um problema maior que é dividido em dois:

• Saber para onde sua empresa está realmente indo.
• Como eu, como administrador do negócio, consigo usar a minha energia (tempo produtivo) para garantir que todos estão indo para a melhor direção.

Ambos têm a mesma solução: adicionar processos de gestão para focar no que importa. 

Encontrando seu norte: para onde quero ir?  

É muito importante saber para onde está remando antes de entrar no barco, caso contrário você pode ficar girando no mesmo lugar. Cada empreendedor criou a empresa com um objetivo particular, mas é fácil no meio da guerra acabar esquecendo ou deixando para pensar nisso “depois”. 

A empresa pode ter milhares de objetivos, pode ser desde “quero ganhar dinheiro” até “quero ter a melhor academia da minha cidade”. Independente de qual seja, é importante que você (e seu time) tenha total clareza de qual ele é. Ele é a sua bússola, sempre te guiando para onde você gostaria de seguir. 

Por mais simples que pareça, parar e pensar nos motivos que te levaram a criar a empresa e o que ela significa para você hoje é algo muito valioso para sua empresa e para o bom uso da sua energia. 

Quando você não sabe para onde está indo, é muito parecido como correr em uma esteira infinita. Você cansa, treina, mas você sai exatamente onde parou (porém cansado). 

Energia útil: como aplicar a minha energia da melhor forma?  

A sua energia é o que você tem de mais precioso, por isso é importante que você apenas gaste quando for te dar resultado. 

Aqui podemos até aplicar para a sua conta de luz, por que pagar mais pela mesma energia? Felizmente, temos a Clarke para nos ajudar nesse ponto. Mas e quando eu falo da minha própria energia, como eu faço? 

Há alguns passos simples que você pode testar na sua empresa para organizá-la da melhor forma: 

1. Mapear de todas as atividades da empresa

É algo bem simples, mas pode ser trabalhoso. Então, sem preguiça! É para o bem da sua empresa. Caso você tenha mais de 15 funcionários, o ideal é que seus gerentes, ou pessoas que estão a mais tempo na empresa, te ajudem. 

O que você precisa fazer é detalhar todas as atividades que você e seus funcionários estão fazendo. Por exemplo:

• Atividade #1: Contagem de estoque da loja
• Frequência: Mensal
• Setor: Financeiro
• Responsável: João da Luz

2. Designar pessoas responsáveis por cada atividade

Como a expressão diz “cachorro com muitos donos morre de fome” (e sem também). Então, é muito importante que apenas uma pessoa seja a responsável por aquela atividade. 

Se mais de uma pessoa for executá-la, ainda assim é importante que uma seja a responsável para que ela aconteça. Nesse caso é usual que seja o gerente. 

Isso é importante para que caso o que era para ser feito foi bem feito a pessoa receba elogios (ou bônus) pelo trabalho bem executado ou que ela seja totalmente responsabilizada pela não execução. 

3. Criar processos (regras) para garantir que as pessoas vão fazer o que elas deveriam fazer

Processos são importantes para você garantir que todos terão o mesmo entendimento e saberão como executar o que você quer. 

Aqui é muito importante que você os escreva. O empreendedor tem uma tarefa que é complicada, mas parece simples: saber comunicar ao seu time o que precisa ser feito e porquê. Muitos podem dizer “mas é só ir no banco e pegar o boleto”, porém o que é óbvio para você pode não ser óbvio para o seu time. 

Então, escreva. Faça uma lista com passos de como cada tarefa deveria ser executada. 

4. Criar indicadores e metas para o seu acompanhamento

A criação dos indicadores é apenas possível se você fez os passos anteriores bem. Caso contrário, não consegue mensurar o que está acontecendo na sua empresa. 

Por que é importante mensurar? É aqui que está o seu ganho de tempo real. No lugar de acompanhar (ou fazer) cada atividade, agora você pode:

• Garantir que sua empresa está caminhando para o seu norte.
• Corrigir rápido os problemas expostos pelos indicadores. 

Assim, você consegue finalmente utilizar a sua energia no que importa. Os números permitem que você se preocupe com a parte mais estratégica da sua empresa e delegue atividades para o seu time. Isso te dá um super poder de se dividir em várias pessoas, o que multiplica os resultados.

Energizado: por onde eu começo? 

Cada empresa, dependendo do seu porte e estágio, precisa de um nível de organização diferente para executar os passos de 1 a 4. É importante que você organize bem esse seu trabalho, para que possa constantemente atualizá-lo com novos processos e tenha sempre os números na sua mão. 

Em empresas pequenas, uma planilha simples (como o Google Sheets ou Excel) com uma aba para cada um dos 4 passos já resolve bem.

Empresas de médio e grande porte, precisam de uma estrutura mais robusta para não se perderem no dia a dia. Para essas empresas, recomendamos sistemas (como o Jestor e o Salesforce), porque te dá a liberdade de colocar seus próprios processos e te permite automatizar seus processos (economizar mais energia!). 

Então, idealmente, seu ciclo de crescimento deveria ser algo assim: 

1. 1. Fundação da empresa.
   2. Crescimento inicial da empresa.
   3. Crescimento real da empresa.
   4. Revisão e implementação dos processos de gestão.
   5. Mais crescimento.
   6. Revisão e implementação dos processos de gestão.
   7. (…)

Cada momento da sua empresa precisa que você se adapte aos diferentes desafios que você possa vir a encontrar. Pensar no seu negócio e nos processos da sua empresa é algo realmente sem fim, tudo muda sempre (e por isso é divertido!). 

Seguindo essas dicas simples, tenho certeza que sua energia vai ser muito melhor aplicada, seu dia mais produtivo e os fogos vão ser de artifício. 

Autor: Bruno Bannach, co-fundador e CEO da Jestor, um sistema de gestão completo, simples, rápido e fácil. O Jestor já vem com módulos prontos para você começar a usá-lo imediatamente. Além disso, pode adicionar infinitas adaptações para deixar o sistema do seu jeito. Construa o seu sistema, do seu jeito, em www.jestor.com.br